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Base: BI Módulo 5 - Benefícios propiciados pelo BI
Postado em 19/01/2005 por admin |
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- Benefícios propiciados pelo BI
- A árdua tarefa de implementar
- Lições aprendidas
- Limpeza dos dados
- Homem: implemento fundamental
- Indicadores de sucesso
- Implementações bem sucedidas
- Mil e uma utilidades
Benefícios propiciados pelo BI
Business Intelligence é uma estratégia em constante evolução que deve estar sempre alinhada aos interesses da empresa e caminhar em direção ao alcance das metas estabelecidas. Pontos importantes na infra-estrutura tecnológica do processo de BI são a construção de um repositório específico de dados, como um Data Warehouse ou Data Mart, e a definição das ferramentas a serem utilizadas, tais como OLAP, ferramentas ETL (Extração, de Transformação e Limpeza) e de carregamento de dados, de EIS, Data Mining, Query Reporting, entre outras. Mas o fator fundamental é a empresa saber direcionar seu capital intelectual para que o projeto de BI atenda às expectativas. Gerentes, diretores e profissionais de diferentes departamentos poderão ter acesso às informações rapidamente e abreviarão o tempo de resposta, contribuindo para a melhoria dos processos e para a correta análise dos dados. Assim a informação trará conhecimento. E trabalhar o conhecimento é BI exercendo sua função e permitindo que a inovação se traduza na busca por outros canais de distribuição, em novas práticas comerciais, em melhores maneiras de relacionamento com os clientes, em novas formas de sobrevivência, enfim usar inteligência nas tomadas de decisão, nos fechamentos de negócios e no planejamento de estratégias.
Para listar alguns de seus benefícios, Business Intelligente é um conceito que permite:
- Alinhar projetos de tecnologia com as metas estabelecidas pelas empresas na busca do máximo retorno do investimento;
- Propiciar alternativas de investimento em tecnologia dentro do contexto estratégico, tecnológico e financeiro da empresa;
- Ampliar a compreensão das tendências dos negócios, propiciando melhor consistência no momento de decisão de estratégias e ações;
- Permitir uma análise de impacto sobre rumos financeiros e organizacionais para criar mudanças nas iniciativas gerenciais;
- Facilitar a identificação de riscos e gerar segurança para migração de estratégias, criando maior efetividade nas implementações dos projetos;
- Permitir um planejamento corporativo mais amplo, substituindo soluções de menor alcance por resultados integrados pela informação consistente;
- Abrir um caminho orientado para implantações futuras de novas tecnologias, estabelecendo prazos e focando o orçamento dentro das perspectivas e objetivos da empresa;
- Abreviar o tempo entre o início do projeto e obtenção dos correspondentes benefícios por utilizar consultoria e pessoal especializado na implementação das suas ferramentas;
- Gerar, facilitar o acesso e distribuir informação de modo mais abrangente para obter envolvimento de todos os níveis da empresa.
A árdua tarefa de implementar
Toda empresa que deseja obter vantagem competitiva, representada pela consistência e rapidez da informação para uso em decisões, deve perguntar: o que existe além do Business Intelligence? Projetos de Data Warehouse colocam um mundo de dados estruturados nas mãos dos usuários finais. Data Marts possibilitam abordagens descentralizadas de uma arquitetura de Data Warehouse. Projetos de Data Mining permitem descobertas inusitadas que podem fazer a diferença diante da concorrência. Com todas as ferramentas disponíveis, a dinâmica do mercado e a sede por informações têm exigido muito mais daquilo que se convencionou chamar de Business Intelligence. É necessário organizar e publicar informações para unificar a visão da empresa por meio de acesso fácil, conectando pessoas com as informações e as pessoas entre si, abrindo espaço para a implementação eficaz de modelos de gestão tais como Inteligência Competitiva, Gestão do Conhecimento e Balanced Scorecard. Paralelamente, o passo a passo da arquitetura incremental dá forma tecnológica aos projetos de Business Intelligence de modo a facilitar, e propiciar à empresa interessada, a absorção da tecnologia de forma gradual.
Segundo o Gartner Group, os usuários de BI estão menos preocupados com a tecnologia de base, que une todos os processos, do que deveriam estar. Mas quem não estabelece uma infra-estrutura de base correta, não obterá a flexibilidade e a extensão necessária para que as soluções estejam disponíveis para os diferentes níveis dentro da corporação. O conceito básico de implementação de BI remete ao desenvolvimento de um Data Warehouse corporativo, integrado a cada Data Mart destinado a atender segmentos específicos da empresa. Pode ser de outra forma, desde que cumprido o objetivo de capacitar todas as fases e necessidades de Business Intelligence: da extração de dados e validação da sua qualidade. O importante é que as ferramentas a serem utilizadas nas diversas fases do projeto tenham a maior aderência possível ao negócio da empresa, bem como ao estágio em que ela se encontra em relação ao ambiente de dados, perfis de usuários e cultura empresarial. É preciso determinar que produtos se irá utilizar, porque não existe nenhuma solução que satisfaça plenamente a todas as necessidades.
Assim, o projeto atingirá o objetivo de permitir à empresa selecionar e preparar dados para realizar o tratamento necessário, de tal forma que esses dados sejam disponibilizados como informação consistente para apoio a decisões. E uma empresa que tem disponível, em tempo real, a informação consistente, possui vantagem competitiva no mercado.
Lições aprendidas
Na história do Business Intelligence existem muitos relatos de iniciativas bem sucedidas e também de projetos que não deram certo. Todas essas experiências trouxeram lições importantes para o mercado, ajudando a identificar as melhores práticas, as tendências de tecnologias e fatores como o gerenciamento, que afetam o sucesso estratégico do BI. As melhores práticas focam, essencialmente, a arquitetura de BI e do Data Warehouse, a limpeza dos dados legados, a organização dos dados e a apresentação da inteligência.
Para a implementação efetiva de uma solução de BI a condição essencial, segundo defende a maioria dos analistas de mercado, é a de existir um repositório único de dados que seja sólido e confiável. Consultores e especialistas em BI viram a necessidade de conquistar maior visibilidade sobre as informações que suportam o processo de tomada de decisões, em todos os níveis da corporação, ou seja: viram a necessidade de implementação de um Data Warehouse, o qual unifica a visão, capacitando a tomada de decisões com base em informações mais precisas e que toda a empresa pode enxergar. Importante lembrar que um Data Warehouse deve vir ao encontro de uma necessidade de negócio da empresa. E sua implementação depende de ações políticas e técnicas. No campo político, está o suporte da alta direção e o comprometimento dos gerentes e analistas de negócios.
Alguns consultores apregoam que as empresas podem começar com projetos menos complexos do que a construção de um Data Warehouse, ou seja, com o desenvolvimento de Data Marts, que constituem repositórios de dados dedicados a áreas de negócios específicas. No entanto, cabe a cada corporação avaliar a sua demanda e optar pela melhor iniciativa. O essencial é que o primeiro princípio do BI seja respeitado: que se crie estabilidade nas estruturas de dados. Uma das melhores práticas de BI sugere que a empresa desenvolva uma arquitetura "hub-and-spoke", ou seja, uma arquitetura composta por um Data Warehouse central que alimenta os Data Marts.
Bill Inmon, considerado pai do Data Warehouse, inclui-se no rol dos que defendem a visão de banco de dados unificado, mas é enfático em afirmar que se trata de uma tarefa muito difícil, por envolver diversos fatores de grande complexidade, como tecnologias e conceitos administrativos. Por isso deve-se investigar a existência de elementos necessários para o suporte à implementação, incluindo dados, tecnologia, funcionalidade, suporte e infra-estrutura imediatos. Este passo é necessário para proteger o negócio da empresa de uma tentativa de implementar uma solução para a qual ela não está preparada.
O plano do projeto de implementação deve respeitar a arquitetura do DW seja no back-end (sistemas de retaguarda), o banco de dados alvo e front-end (o terminal do usuário), com tecnologia que ofereça escalabilidade, tempo de implantação reduzido e permita dinamismo aos usuários na consulta das informações.
Limpeza dos dados
Igualmente importante é contar com ferramentas para captura, tratamento e limpeza dos dados. Em geral, as empresas dispõem da mesma informação em diferentes sistemas, ou ainda, contam com dados incompletos que não são adequados para análises porque podem levar a conclusões erradas. É um cenário em que existem múltiplas versões de um mesmo fato. Essa heterogeneidade propicia visões dissonantes sobre a mesma informação, o que leva a questionar qual delas seria "a mais verdadeira", porque ela estava presente em diversos sistemas corporativos, em formatos diferentes, com usos diferentes e - o pior - com interpretações diferentes.
É muito fácil pegar os dados dos sistemas transacionais (operacionais) e simplesmente copiá-los em um Data Mart ou no DW. Porém, se os dados não forem trabalhados antes do processo de carga, podem trazer problemas sérios, como a geração de análises e interpretações incorretas. Pode-se dizer que o processo de limpeza e transformação dos dados que serão carregados num DW é voltado a corrigir algumas imperfeições contidas na base de dados transacional. Também deve se ter em mente que muitos dados advêm de fontes desconhecidas da empresa e que podem estar inconsistentes ou ultrapassados. Por exemplo, um vendedor de uma empresa de cartão de crédito, ao contatar um cliente interessado no seu produto mas que naquele momento não dispunha do número do RG, para não perder a venda cadastra essa pessoa e no campo do RG digita um número qualquer.
Uma consulta posterior ao sistema, que leva em conta o número do RG dos clientes, nesse caso trará, no mínimo, uma informação estranha, como um RG 999999-9. Por isso a fase de limpeza contempla corrigir ou completar os dados que faltam. O processo de limpeza não estará completo sem que se possa livrar os dados que, por algum motivo, passaram desapercebidos nos sistemas de origem, tais como códigos inválidos e preenchimento de vários campos com valores incompatíveis entre si.
Também é importante que haja organização dos dados. As empresas que optam pelo desenvolvimento de Data Marts departamentais em geral correm o risco de ter os mesmos dados replicados em todos eles. O problema é que as corporações passam por mudanças constantes, assim como mudam os sistemas aplicativos que suportam as operações. E essas mudanças requerem modificações em um ou mais Data Marts cujos dados estão estruturados como a corporação. Por isso a melhor prática é clara: desenvolver um único Data Mart ou DW que contenha todos os elementos de dados requeridos pela corporação ou pelos departamentos, de forma que esse repositório seja útil tanto para propósitos locais, quanto para o nível corporativo.
Homem: implemento fundamental
De um modo geral, Business Intelligence permite à empresa selecionar e organizar dados para realizar o tratamento necessário, de tal forma que esses dados sejam disponibilizados como informação consistente no apoio a decisões. O mundo dos negócios traz a necessidade de se buscar, com determinação, novas ações capazes de manter índices de competitividade. Hoje, a economia mundial impõe estratégias radicais a serem tomadas pelas empresas para não mais somente competirem e crescerem, mas garantirem sua sobrevivência no mercado. Muitas vezes, uma informação que permita reduzir alguns centavos no preço final do produto, ou traga alguma inovação que propicie agilidade no ciclo de produção de uma empresa, ou ainda alguma iniciativa que crie familiaridade e conquiste o consumidor, são propostas que trazem o diferencial de mercado almejado.
BI, no entanto, não é milagre. É um conceito que abarca uma série de ferramentas de tecnologia de informação (TI) que, utilizadas em conjunto ou em separado, potencializam a capacidade da peça mais importante desse ciclo: o homem. Nos últimos 20 anos, com o advento da era da informação e da Internet, e as expectativas em relação ao mundo virtual e a nova economia, houve uma revolução sem precedentes no mercado de trabalho. Diversas empresas investiram milhões em equipamento e tecnologia, esquecendo da gestão do conhecimento/capital humano. Com o advento do Business Intelligence, a gestão de pessoas passou a ser um ponto importante na engrenagem de um projeto de implementação tecnológico ou estratégico porque é por meio das pessoas e da informação que a empresa adquire uma visão corporativa mais consistente.
O homem apóia ou interfere. É preciso preparar a cultura interna da empresa para atualização dos sistemas, delegar a tomada de decisão a todos os níveis, alinhar as decisões às estratégias corporativas, para só então implementar os meios para tomadas de decisão. Ou seja, primeiro o homem e seu pensamento, depois a tecnologia. Por isso, implementar realiza-se primeiro nas áreas de negócios com auxílio das áreas de tecnologia.
Ralph Kimball, um dos principais nomes de BI da atualidade, quando lista recomendações para o sucesso do Data Warehouse, coloca em primeiro lugar que se encontre pessoas na organização que realmente possam tomar decisões e que tenham uma equipe de pessoas trabalhando para reunir propostas e iniciativas de novos negócios. É a confirmação do conceito da tríade que compõe a gestão do conhecimento para o sucesso de um empreendimento empresarial: pessoas, tecnologia e processos de negócios.
Hoje, consultores de BI prevêem não somente a tecnologia necessária para implementação do projeto, mas a equipe adequada para que ele se realize. A equipe ideal de BI deve ser composta por um líder que tenha livre acesso à alta direção da empresa e que tenha interação com os principais responsáveis pelas áreas financeiras, de recursos humanos e de Tecnologia da Informação. Ele deverá ser assessorado por um time de executivos, sendo um da implantação técnica, outro responsável pelo gerenciamento dos negócios e um terceiro que responda pelo controle financeiro. O que se conclui é que se BI é um conceito de ferramenta econômica em auxílio ao homem, e o homem é, por sua participação nesse processo, um dos principais instrumentos de Business Intelligence.
Indicadores de sucesso
É pelo resultado financeiro e pelo aumento da eficiência dos profissionais que se verifica se um sistema de BI está sendo bem empregado. Na medida em que as pessoas estão utilizando a informação para tomar decisões, e essas decisões resultam em vantagem, irão clamar por mais inteligência e pedir modificações, adições e refinamento da informação obtida por meio de implementações de ferramentas e sistemas de BI. No entanto, no momento em que o uso impróprio de um sistema de BI gera uma informação incorreta, ou de uso pouco eficiente para a decisão, é o início do término de sua credibilidade na empresa. Por isso é sempre importante comunicar a toda empresa e a todos os envolvidos na decisão, para qual fim o sistema se destina. Fazer uma pergunta de marketing quando é sabido que os dados ali relacionados podem responder com acuidade uma questão de produção é fazer mal uso das suas possibilidades e levar ao descrédito alguma nova implementação.
Grande parte dos casos de implementação de BI sofrem resistências das equipes internas que não acreditam no sucesso do projeto. A pergunta básica que leva ao questionamento daqueles que relutam deveria ser: você tem certeza que sua companhia ou organização possui toda a vantagem competitiva de que precisa? Se for sim, não há nada a fazer. Se for não, um projeto deverá ter início utilizando dois itens fundamentais e únicos em sua empresa. Um deles são os dados obtidos pelas transações, clientes e produtos; o outro será o pessoal que trabalha e que, ao apoiar a implementação, o projeto terá pelo menos parte do caminho garantido.
Implementações bem sucedidas
Algumas empresas que já iniciaram projetos de BI, começam a verificar os benefícios obtidos. Um dos exemplos é o do Prodasen - Centro de Informática e Processamento de Dados do Senado Federal - que possui uma rede local, composta por aproximadamente 3 mil estações de trabalho que atendem a mais de 3.500 usuários. A empresa também atende ao Congresso Nacional e a diversos Ministérios e é o elemento central da Rede Virtual de Bibliotecas, provendo sistema informatizado a 15 bibliotecas de diversos Órgãos dos Três Poderes. O quadro de pessoal do Prodasen é de aproximadamente 300 servidores.
No primeiro trimestre de 2000, o Prodasen constatou a necessidade de estruturar seu banco de dados para organizar melhor o conteúdo e agilizar o processo de obtenção das informações. A idéia era atender as expectativas dos usuários, com relação à obtenção de informações e da construção de conhecimento a partir dos dados. Essas operações estavam se tornando cada dia mais complexas e urgentes. No primeiro trimestre de 2000, esses fatores se materializaram e se apresentaram como um desafio à DSL/SAO, área do Prodasen responsável por apoiar, entre outras atividades, o processo do Senado Federal na elaboração e no acompanhamento da execução do Orçamento Geral da União.
O cenário que se apresentava era delineado pelos seguintes fatores: o conjunto de usuários da área (composto por consultores e técnicos de orçamento), quadruplicara de tamanho devido a concurso público recente; a preocupação com transparência, qualidade e racionalização de recursos no processo orçamentário se tornara senso comum; e o estrito cumprimento dos prazos legais para a finalização dos trabalhos de apreciação da Lei Orçamentária Anual tornara-se imperativo diante da recém aprovada Lei de Responsabilidade Fiscal. Diante deste panorama, a empresa decidiu que precisava adotar ferramentas de Business Intelligence.
Nesse sentido optou por implementar a solução da BusinessObjects, representada no Brasil pela Decision Warehouse. A fornecedora mostrou-se comprometida com o sucesso do projeto, colocando à disposição do Prodasen, licenças para teste, documentação e suporte técnico irrestrito. A Decision Warehouse implantou 35 licenças da BusinessObjects e os resultados da aquisição foram rápidos. Os usuários passaram a ter acesso direto e imediato aos dados, sem a necessidade de intervenção da equipe de informática.
A solução implementada atendeu às necessidades do centro de informática do Senado e dos seus consultores de orçamento por dois motivos principais: de um lado multiplicou em muitas vezes a capacidade de acesso aos dados, e sua análise, por parte dos usuários finais, e de outro, liberou os analistas da DSL/SAO para as atividades de desenvolvimento e otimização dos sistemas transacionais do órgão.
Mil e uma utilidades
Outro exemplo de implementação de BI bem sucedida é o da Algar. Com quase meio século de história, a empresa é reconhecida pela inovação e excelência dos serviços prestados por suas 20 empresas, que atuam nos setores de telecomunicações, agronegócios, entretenimento e serviços. Com receita bruta anual de R$ 1,2 bilhão, a Algar vem se preparando para a expansão das atividades da divisão telecom em regiões estratégicas, oferecendo desde soluções completas em telefonia fixa e celular, até a transmissão de longa distância em banda larga.
Para padronizar a comunicação dos 7,5 mil associados pertencentes às suas 20 empresas, o grupo Algar desenvolveu, em 2000, uma intranet corporativa. De lá para cá, a ferramenta evoluiu para um portal que, além de promover a comunicação com o funcionário, passou a incluir notícias do mercado relacionadas aos negócios e serviços corporativos. Mas mesmo com o portal no ar, o grupo ainda estava à procura de um sistema que disponibilizasse, em um único local, informações estratégicas de todas as empresas ao CEO (Chief Executive Officer) e aos vice-presidentes setoriais. A idéia era fazer com que eles tivessem acesso, via web, a todos os dados referentes aos negócios do grupo. Foi para atender essa necessidade que nasceu o projeto Quantas, aplicação responsável pelo acompanhamento do planejamento estratégico e das informações repassadas aos executivos. Totalmente apoiada na plataforma Microsoft, a aplicação foi desenvolvida em parceria com a Choice Technologies S.A., empresa especializada em Business Intelligence.
Para tornar a implantação mais tranqüila, o sistema foi desenvolvido de forma modular: Financeiro, Talentos Humanos, Benchmarking, Key Performance Indicators (KPI), Business Plan e Conselho de Administração. Hoje, todas as informações sobre o Business Plan dos próximos dez anos do grupo estão disponíveis e podem ser facilmente consultadas e atualizadas minuto a minuto. O grande benefício propiciado pela solução foi o de concretizar as ações que o grupo se propôs a realizar, ou seja, disponibilizar aos que tomam decisões uma ferramenta de apoio estratégica, que lhes dá um cenário real de todas as empresas com a rapidez e segurança de que necessitam.
Todos os módulos contribuem para um gerenciamento mais eficiente. No módulo Benchmarking, por exemplo, o executivo pode comparar os resultados de concorrentes. Já em Talentos Humanos, se desejar, tem acesso à avaliação específica de cada funcionário. É possível, ainda, fazer uma análise da performance dos colaboradores de acordo com seu perfil profissional.
Outro caso de sucesso dentro do grupo Algar é o da TV Algar, no ar desde o final de 2002. O programa de três minutos, resultado de entrevistas e matérias editadas semanalmente, é digitalizado e disponibilizado nos computadores de cerca de 80% dos associados, sempre às segundas-feiras. Graças ao Windows Media Player 7.1, ele leva a 7 mil funcionários informações relevantes do grupo, tira dúvidas encaminhadas por e-mail e aproxima a liderança dos associados. Existente desde 1995, a TV Algar nasceu no formato VHS. Como próximo passo, a TV Algar fará parte do portal, de onde os associados poderão baixar o programa. Antes, para ter em mãos um relatório atualizado de Talentos Humanos, um vice-presidente precisava aguardar, em média, três dias. E as informações do documento, em geral, haviam sido coletadas uma semana antes, ou seja, os dados já chegavam ultrapassados. Atualmente, o Quantas permite a consulta e atualização on-line, mostrando ao executivo a situação real da empresa e de seus associados. Além de segurança, escalabilidade e performance, a grande vantagem da solução é o fato de que seu uso não se aplica apenas para um determinado projeto, mas para várias funções dentro da corporação, possibilitando extrair delas muito mais do que ocorre atualmente.
O Projeto Quantas é composto por um servidor que roda em Windows 2000 Server e banco de dados SQL Server 2000 Enterprise. Para análise e gerenciamento de conteúdo na web foi implantado o Microsoft SharePoint Portal Server 2001, que permite a pesquisa e a publicação de dados de vários formatos de arquivos. Nas estações-cliente, Windows XP e Windows 2000, ainda é utilizado o Microfoft Office XP com web component. Nessa aplicação, a dualidade da natureza das informações, estruturada e não-estruturada, é uma característica importante. Informações provenientes das bases de dados são exibidas por meio de visões e cubos OLAP, enquanto outras informações são provenientes de arquivos Word, Excel, Power Point.
Fonte: Next Generation Center
Fontes consultadas:
- Cases de Sucesso: Revista Business Standard e site da Decision Warehouse
- www.datawarehouse.inf.br
- Entrevista com Howard Dresner
- Network Magazine
- DM Review
- Informationweek
- Eduardo Fagundes, sobre estudo de tecnologias
Bibliografia recomendada:
- Data Warehousing - Using Wall Mart Model, Paul Westermann, Editora Morgan Kaufmann
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